Return to site

4 askelta kohti itseään parantavaa prosessia

On itsestään selvää, että innostus, osaaminen ja asiantuntemus ovat minkä tahansa tekemisessä tärkeimmät tekijät. Yksilönä ja organisaationa niihin voi vaikuttaa. Moniin muihin asioihin ei sitten voikaan, jolloin peliin astuu onni. Tämä johtaa lopputuloksiin, jotka palasten osuessa kohdalleen voivat olla sankaritekojen kaltaisia onnistumisia tai sitten eeppisiä epäonnistumisia. 
Prosessien tehtävä on paikata onnen puutetta tarjoamalla toimintatapoja vaikeisiin tilanteisiin. Prosessien puute on kuitenkin aloittelevien yritysten ja ilman selkeää mittaristoa toimivien tiimien helmasynti. Jäykkiin prosesseihin juuttuminen on puolestaan byrokratioiden kirous.
Miten siis vältämme toisaalta olemasta onnen vietävinä ja toisaalta lukitsemasta itseämme toimintaohjeista rakennettuun häkkiin?
1. Määrittele mikä on asiakkaalle tuottamanne arvo
On kyseessä sitten julkishallinnon palvelu tai it-tukea tarjoava tiimi, sillä on asiakas, jonka palvelemista varten se on olemassa. Mistä asiakas maksaa? Mitä asiakas odottaa? Mikä määrittelee asiakkaan kannalta onnistuneen toiminnan?
2. Osallista kaikki arvoa tuottavat tekijät
Asiakkaan kannalta vain lopputulos ratkaisee, mutta sitä ovat tuottamassa kaikki asiakkaan kanssa tekemisissä olijat. Tuomalla tekijät yli tehtävärajojen yhteen ja antamaan kaikille mahdollisuuden kertoa miten parhaaseen lopputulokseen päädytään, löydetään nopeasti yhteistä toimintaa parantavia toimenpiteitä. Kysy esim. miten asiakas hyötyy eniten myynnistä, määrittelemisestä, tuottamisesta tai asiakaspalvelusta. Miettikää miten nämä voivat auttaa toisiaan.
3. Ryhdy kuvaamaan arvoa tuottavaa prosessia
Kun tieto on olemassa ja yhteinen tahtotila syntyy, ensimmäinen vaihe on kuvata nykyinen prosessi tai sen puute parhaalla mahdollisella tavalla. Sen jälkeen puutteiden ja parannettavien kohteiden etsintä muuttuu tekijöille itselleenkin helpommaksi.
4. Kysy ja kuuntele palautetta prosessistasi
Pidä tekijät loopissa, kysy heidän mielipiteitään ja ota innolla käyttöön myös heiltä tulevat toimintaa tehostavat ehdotukset.
Prosessien luominen ja niiden kehittäminen ei ole (yleensä) rakettitiedettä. Se on järjestelmällistä työtä, jossa tunnistetaan ja poistetaan hukkaa tai turhaa työtä. Parhaiten se onnistuu kuuntelemalla asiantuntijoita eli varsinaisen työn tekijöitä. - J.Pap