Jouduin tuossa taannoin selvittämään pitkään jatkuneen laskutussotkun. Kuukaudesta toiseen tehtiin konsultointia pääluvultaan vaihtelevalla konsulttijoukolla. Tuntikirjauksia syntyi, eikä varsinaisesti työn tuloksessakaan ollut hirveästi valittamista, kiitos tekijöiden kovan innon ja ihan asiakkaalle saakka näkyvän työmoraalin.
Siitä huolimatta joka kuukauden päätteeksi päädyttiin useamman päivän mittaiseksi jaksoksi selvittelemään laskuja. Tunnit eivät osuneet oikeille projekteilla ja jälkikäteen selvittely vei tuhottomasti aikaa projektien vetäjiltä, liiketoiminnasta vastaavilta, taloushallinnosta vastaavilta ja mikä pahinta, asiakkaalta. Ja asiakkaan aikaa kun hukkaa turhanpäiväiseen, jota laskutuksen purkaminen aivan selkeästi on, ollaan aika kaukana leanista.
Ongelman ratkaiseminen oli helppoa, kun pahin este saatiin raivattua. Kirjoitin ohjeet tuntien kirjaamisesta ja epäselvyyksien läpikäymisestä toteutustiimeille. Kirjoitin ohjeet ja piirsin kuvan kaikista eri projekteista vastuuhenkilöineen taloushallinnolle. Istuin alas kaikkien tekijöiden kanssa ja varmistin, että homma on ymmärretty. Istuin alas taloushallinnon kanssa ja muokkasin erpin projektit vastaamaan todellista tilaa siten, että tekijöilläkin oli ne mahdollisuus ymmärtää. Seurasin kahdessa seuraavassa kuussa, että homma toteutui halutusti (ensimmäisessä kuussa kaksi vahingossa syntynyttä virhemerkintää, korjauksiin kului 15min, toisessa kuussa nappisuoritus).
Vaan mikä oli pahin este ja ongelmien juurisyy? Niin kummalliselta kuin se tuntuu kirjoittaa tähän, niin samaa laskutusta tekevissä muutamassa projektissa oli onnistuttu alle vuodessa rakentamaan siilot, joissa projekteista vastaavat eivät kommunikoineet toisilleen mitä olivat laskuttamassa. Projektien vetäjillä ei ollut yhteistä aikaa, eikä oikeastaan edes intressiä sellaista hakea, koska kukin projekti kulki omalla erikoisosaamisalueellaan, jotka kyllä sivusivat toisiaan, mutteivät koskaan täysin kohdanneet.
Juurisyyn kitkeminen osoittautui niin yksinkertaiseksi, että sovittiin yhden henkilön vastaavan koko laskutukseen menevän tuntipotin läpikäynnistä. Tämä edellytti sitä, että tietoa meneillään olevista keikoista vaihdettiin vähintään viikoittain ja laskutuspäivän koittaessa tekijällä oli riittävä tieto jokaisen projektin tuntien kursiiviseen läpikäyntiin.
Huolimatta syvästä kiintymyksestäni mittaamiseen, en osaa suoraan sanoa paljonko tässä säästettiin rahaa. Näppituntumalla tekijöiden, taloushallinnon ja asiakkaan aikaa säästyi yhteensä (vähintään) pari päivää. Rahan kierto nopeutui. Kuun vaihteeseen liittyvä harmistus tuntien räpläämiseen liittyen lähes katosi.
Mitä opimme? Ensi kerralla näin alusta alkaen.
