Tuntuuko sinusta, että tunnit loppuvat kesken? Tippuuko sinulta säännönmukaisesti palloja? Roikkuvatko asiat turhaan? Ahdistaako?
No worries! Vuosien räpiköimisen ja champion/challenger mallia noudattaen olen kasannut toimintamallin, joka pitää ainakin oman pääni kasassa. Allaolevassa olen huoletta ottanut oppia (lue: varastanut) kaikista projektiepätoivossa lukemistani kirjoista. Tässä siis pähkinänkuoressa:
- Sähköposti ei ole todo -lista. Klassinen neuvo, jonka noudattamatta jättäminen johtaa ahdistukseen. Jokainen saapuva maili tulee joko
- käsitellä heti (jos arvioit sen vievän alle 5min, valitse tämä),
- siirtää oikealle todo -listalle ja aikatauluttaa tai
- päättää olla tekemättä mitään. Kaikkiin maileihin ei tarvitse vastata.
- Automaatiota voi hyödyntää näissäkin.
- Tehtävien pitää olla pilkottu konkreettisiksi ja ymmärrettäviksi. “Valmistele tuloksesta powerpoint henkilöstöpalaveriin” tai “Soita 5 asiakaspuhelua” ovat selkeitä tehtäviä, jotka tekemällä saat selkeitä tuloksia. Saamalla paljon pieniä, selkeitä, asioita tehtyä, suuret asiat liikkuvat eteenpäin kuin huomaamatta.
- Todo -listan tulee olla jäsennelty, siihen tulee olla pääsy kaikilta laitteilta ja eri tarkoituksiin voi olla eri listoja, kunhan organisoit notifikaatiosi oikein. Kanban -taulu on erinomainen tapa tuoda järjestystä elämään. Jaottelemalla todot muutamaan sarakkeeseen (vaikka “tekemättä”, “odottaa lisätietoja”, “tehtävä tänään” ja "tehty”) pystyy tekemisessään keskittymään päivälle asettamiinsa tavoitteisiin, Itse käytän Trelloa ( www.trello.com ), joka on paitsi erittäin näppärä, niin myös ilmainen.
- Automatisointi varmistaa, että asiat tulevat hoidettua. Käytän Zapieria ( www.zapier.com ), joka on niinikään ilmainen, ja jonka avulla voin esimerkiksi trello -tauluiltani lähettää maileja tai luoda määrämuotoisia tapahtumia vaikka Google Driven taulukkoon.
Näillä varsin yksinkertaisilla ohjeilla tulee luoneeksi kevyen, ketterän ja kehitettävän prosessin omien asioidensa hoitamiseen. Jos tästä on apua, niin kuulen asiasta mielelläni!
Miksi Gangnam style? Koska siinä nyt näyttäisi olevan aika ketterä meininki.
